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《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的超實踐整理技術》



★日本銷售破15萬冊熱銷書第二作！

★全球頂尖企業TOYOTA知名的

「紙一張」整理術超實用【實踐篇】

滿手工作不知從哪裡著手？

滿腦子想法不能順利統整？

想說的事無法如實傳達？

所有工作與日常生活的困擾，

只要「一張紙」就可以清楚明瞭、輕鬆解決 ！

★任何人都能輕易做到的「紙一張」

資訊整理、想法歸納、溝通傳達的技術

「將工作或日常生活中，在腦子裡亂成一團的所有事物，都用『紙一張』整理得乾淨俐落，以簡單明瞭的方式傳達出去。」這就是本書為讀者歸納出的超簡易方法。

在TOYOTA，無論是報告、企劃、會議資料或會議記錄，甚至討論時需要的文書、提案資料、行程、考核面試用的文件......，不管是什麼種類或多麼複雜的內容，只要是業務上的文件，就彙整在一張A3或A4的紙上。用簡單易懂的文字敘述，一眼就能清楚明白文件的內容。

作者以自己在TOYOTA工作的經驗為基礎，以及在商業學校、商務講座和商業書籍上學習的各種筆記技巧和思考整理法，再加上指導和諮詢的心得，彙整出任何人都能輕易做到的「紙一張」整理資訊、歸納想法、傳達的技術。

相較於作者的上一本暢銷書《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的整理技術》，本書「超實踐篇」舉了更多實例，並詳細說明彙整資料的各個步驟及應用方法。除了工作上的業務計劃、會議或出差紀錄等資料製作，也很適合應用在日常生活的行程管理、年度目標計劃、讀書或電影心得、背誦英文單字，甚至減重計劃。

只要一張紙和一枝三色筆，誰都能簡單彙整資訊、整理思緒、提升傳達力。

專業推薦

史習安成功大學國際企業研究所所長

詹文男資策會產業情報研究所(MIC)資深產業顧問兼所長

溫肇東政治大學科技管理與智慧財產研究所教授

日本亞馬遜讀者超實用好評推薦

★邏輯思考到底哪裡好、該怎麼做，從這本書的實例就可獲得解答。本書也教你如何「釐清閱讀的對象」，這是在傳達給對方時絕對不可忘記的重點。思考整理的動作簡單，效果卻不賴！（讀者uskmaru）

★這次的《超實踐篇》介紹許多第一本書提到的「框架作業」活用法及實例。這些實例對於煩惱該如何活用「框架作業」做彙整資訊的人而言，是值得參考的書籍。雖然是介紹讀者如何彙整資訊，內容的本質卻是「整理思緒」。利用書中訂立的框架，只要按照順序書寫，就可以讓腦中混亂的思緒變得清明。是一本「整理思緒」的絕佳指南書。（讀者tatsu39）

★對於不知如何製作資料和整理資訊的人，想要簡單、迅速獲得技巧，看這本書準沒錯！本書還收錄與背誦、減重等不同領域的應用法，內容非常豐富。找出自己所需並多加利用，一定對你有幫助！（讀者kurumi）

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  作者介紹

  
  
  
  
  
  
  淺田卓（SUGURU ASADA）
  
  「改善溝通的『紙一張』框架作業(１Sheet Frame Works)」的代表。專為自認常因「溝通不良」無法獲選、過著不如意生活的商務人士或企業經營者提供一套「只要整理在一張紙，就可以邁向理想狀態的「改善溝通『紙一張』文件的框格作業」技術。
  
  在日本處於「就業冰河期」的時代，淺田卓從當時人氣排行榜第一名的企業TOYOTA獲得初次合格通知。進公司後，習得TOYOTA獨家的「紙一張」工作術，第四年就被派駐美國。
  
  淺田卓赴美期間因故辦理留職停薪，這也讓他更加希望，可以研發出一套透過「紙一張」快速達成工作目標並縮短時間的工作技術，讓自己從一年加班超過400小時減少到零。
  
  在業務方面，淺田卓曾負責「TOYOTA官網管理人」，成功實現改善濃縮在「一個電腦畫面」的簡約網站，並獲得日本企業網站排行榜第一的殊榮。後來轉職日本最大商業學校GLOBIS，於2012年成立公司，透過企業研習及個別諮詢，至今已指導過一千名以上學員。
  
  





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  譯者介紹

  
  
  
  
  葉小燕
  
  日語教學與翻譯工作是我快樂的泉源。目前為兼職譯者、日語教師、臺灣高等法院特約通譯。
  
  
  
  

在TOYOTA學到的只要「紙1張」的超實踐整理技術－目錄導覽說明

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  推薦序 簡潔扼要地傳達有意義的訊息，才是溝通的主要目的 詹文男
  
  前言 在世界頂尖企業TOYOTA學到的思考整理術
  
  只要有「紙一張」與「三色筆」，誰都能辦得到
  
  Chapter 1只要這麼做，就能簡單實行「整理」技術
  
  01換個角度，思緒整理將變得格外輕鬆
  
  02反問自己「究竟是......」就會知道整理方法
  
  03「不懂」的時候，與其思考不如先行動
  
  04一切思緒整理的基本在於「試算表EXCEL1」
  
  05以「邏輯LOGIC3」的邏輯來歸納、理解、傳達！
  
  Chapter 2只要使用「紙一張」，就能隨心所欲製作任何資料
  
  01彙整資料是「為了什麼？」
  
  02製作資料請由「問題點清單」開始
  
  03明白「對方想知道些什麼」的「紙一張」應用法
  
  04資料是否容易傳達有九成取決於「外觀」
  
  05稍加費心「重新統整」以增進工作效率
  
  06「Power point」v.s.「紙一張」，哪個適合製作資料？
  
  07「紙一張」資料整理術 【範例1】彙整出差報告
  
  08「紙一張」資料整理術【範例2】會議或商談的事前準備工作
  
  09「紙一張」資料整理術【範例3】製作會議記錄
  
  10避免廢話連篇的「紙一張」會議進行法
  
  Chapter 3不論何時何地，全憑這張「紙」
  
  01「紙一張」工作法【範例1】訂定一天的業務計畫
  
  02「紙一張」工作法【範例2】消除工作計畫中的「落差」
  
  03「紙一張」工作法【範例3】決定「工作」的優先順序
  
  04「紙一張」工作法【範例4】彙整報刊消息或新聞
  
  05「紙一張」工作法【範例5】為協商或面談而準備
  
  06「紙一張」工作法【範例６】成為「挨罵高手」
  
  07「紙一張」工作法【範例７】毫無壓力地指出問題來
  
  08「一紙之差」的餘裕可撼動內心、改變工作方法
  
  Chapter 4所有的雜七雜八都用「紙一張」整理得清爽俐落！
  
  01確立一整年的目標「敲定一百件想做的事」
  
  02「下定決心」不要只停留在動詞階段
  
  03找出潛藏於目標或願望中的「落差」的方法
  
  04促使每天不斷成長的「紙一張」自我改進法
  
  05彙整書本閱讀或電影觀賞心得的「紙一張」輸入法
  
  06將閱讀內容活用於工作與人生中的「紙一張」讀書法
  
  07即使不擅長記憶也能記得住的「紙一張」記憶法
  
  08光只是寫上去就瘦了七公斤！？「紙一張」減重法
  
  後記
  
  

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推薦序

簡潔扼要地傳達有意義的訊息，才是溝通的主要目的

詹文男

從事產業研究工作二十幾年，最大的挑戰除了在於扮演好政府智庫及產業顧問的角色之外，就是培訓年輕的分析師，讓他們盡快進入狀況。尤其顧問這一行講究嚴謹的邏輯思維，但學校並沒有提供適當的課程或訓練，以致於「文不對題」，「答非所問」的情況在年輕分析師中相當普遍。

為了提升分析師的邏輯思考及溝通能力，公司內部發展了一套訓練課程，其中簡報的設計、規劃與製作更是重點。在這套教材中，我們提醒新進分析師，所謂簡報就是「簡要的報告」。在充分的準備下，以簡潔扼要的方式，傳達有意義的訊息，以達成溝通的目的。因此如何瞭解簡報對象、確定簡報目標、擬定簡報大綱、蒐集並選擇素材、組織簡報資料、決定簡報方式，最後進行預演及修正等，這些都成為讓自己做好與客戶溝通和服務的重要訓練。

說來很巧，當天下雜誌出版二部請我為這本書寫序時，我發現作者所傳達的思維與技巧，與我們訓練顧問的方法非常類似。作者提及其曾任職的豐田汽車公司（TOYOTA）有一項企業文化，就是將業務相關資料彙整在A3或A4大小的「一張紙」上面。不論是企劃書、報告、會議資料，全都是最基本的「紙一張」。許多TOYOTA員工，平時就會進行將所有日常工作資料彙整為「紙一張」的基本作業。

作者深覺這一張紙簡潔易懂與精確傳達的功效，因此將如何製作的方法與技巧在這本書中作深入介紹，並提供許多的範例供讀者參考，讓讀者可以輕鬆上手。對於不知如何掌握自己的思緒，不知如何歸納整理腦中許多的想法的讀者，這本書絕對可以提升你的思維能力，強化與上司及客戶的溝通效果，提高你的職場競爭力！

前言

「將工作或日常生活中，在腦子裡亂成一團的所有事物，都用『紙一張』整理得乾淨俐落，以簡單明瞭的方式傳達出去。」

為您歸納出此種方法的，就是這本書。

例如將腦子裡感覺像這樣的東西......

像這樣整理成為「紙一張」的話，應該會感到神清氣爽吧。

此外，腦袋裡的資訊經過一番整理後，實際進行以製作文書資料為開端的工作，也將變得格外簡單。

「在公司裡打算寫份報告，但不知該從何寫起。」

「必須準備簡報資料，卻始終難以統整歸納。」

「不論在工作上還是私人事務上，應該要處理的事堆積如山，卻不知該從哪裡著手而困惑不已。」

這些例子，不只是表面上的技術性問題。主要關鍵，是在於腦袋裡的一團混亂。

由於難以整理腦中的思緒，想法不能統整或是抓不到重點，所以看不出該傳達些什麼給人家比較好，甚至不知道接下來該做些什麼事。結果，就是無法採取具體行動。

說不定，人生也是一樣。

自己想要如何過日子、想要做些什麼，如果可以在腦袋裡整理清楚，之後只需付諸行動就行。

然而實際上，當腦子陷入「想做這個、也想做那個......可是在那之前卻必須先做某件事......眼前的問題不先整頓好的話......」種種念頭雜亂紛擾的時候，就會變得不明白自己想做什麼、應該做些什麼，無法向前跨出那一步。

您難道不覺得──要是能夠將「自己今後想要如此過生活」的想法，以「紙一張」這種具體可見的形式整理出來，從明天起，就能過著心情暢快而充實的每一天嗎？

容我大膽直言，幾乎所有在我們身邊發生的問題，都可以藉由將腦袋裡的「一團混亂」轉變為「簡潔清晰」來解決。

為此所需，最簡單、可實踐的思考整理術，正是本書所揭示的「在TOYOTA學到的只要『紙1張』的整理技術」。

在前作《在TOYOTA學到的只要『紙1張』的整理技術》中，已經介紹過這套整理術的基本方法，也獲得超乎預期的眾多讀者回響。這回本書為提供在各種場合可立即廣泛應用的方法，以及包含豐富具體範例的「超實踐整理技術」。

在世界頂尖企業TOYOTA學到的思考整理術

首先，我想回顧一下有關前作所說明的「TOYOTA的紙一張」。

過去我曾經任職的豐田汽車公司（以下簡稱TOYOTA）有一項企業文化，就是將業務相關資料彙整在A3或A4大小的「一張紙」上面。

不論是企劃書、報告、會議資料，全都是最基本的「紙一張」。許多TOYOTA員工，平時就會進行將所有日常工作資料彙整為「紙一張」的基本作業。

經過深思熟慮製作的「那一張」，除了是「TOYOTA的紙一張」之外，同時也是「具備功能的一張紙」。

有時是促成大規模新計畫的開始；有時協助會議順利進行；有時則用於培育員工等，諸如此類，在任何場合中皆可展現效率。

我過去任職於TOYOTA時，每天都會整理出「紙一張」。而這正是我藉以活力充沛推展業務與企劃案的依據。

此外，活用「TOYOTA的紙一張」，同時也能達到節省時間與展現成果的雙重功效。以具體實例來說，除了將一整年四百小時以上的加班時間降低為零小時外，也曾經有過個人業績位居日本全國之冠的經歷。

除了在工作上展現成果之外，每一天我都切實感受到將資料與思緒彙整為「一張紙」後，簡潔易懂與精確傳達的威力。

那麼，究竟大多數的TOYOTA員工是如何製作出這份「TOYOTA的紙一張」呢？

出人意料地，在TOYOTA內部並沒有任何關於「紙一張的彙整方式」之類系統化的指導手冊。即使企業中存在著將所有資料彙整為「紙一張」的文化，卻沒有一個固定而明確的製作方法。

在前作中也曾提到過，本書也會徹底為各位說明的是「彙整為紙一張」的行為，事實上是在進行高度的「思考整理」。只不過這樣的作法已經轉化成理所當然的日常活動，即使在TOYOTA內部，幾乎也很難遇上能夠以口語詳盡說明有關「紙一張」本質的人士。

就我而言，是在見到公司歷任前輩曾製作的那些數量驚人的「紙一張」後，不斷重複模仿、經過上司以紅筆修正塗改的過程，漸漸習得屬於自己的「紙一張」彙整方式及其意義與本質。

另一方面，當時在尚未建立起一套體系得以向後進員工說明之前，我也同樣無法適切地以言語來傳達。在指導他們的過程中，還是採用自己過去所經歷的，讓大家先試著各自整理出來，再由我來修改的方式。

「是否能夠將『TOYOTA的紙一張』的彙整方式，還有『思考整理過程』的本質，實際轉化成大家都可以簡單執行的具體方法呢？」

即使在我離開了TOYOTA之後，依然獨自持續這項研究。

如同前面所提到過的，無論在工作或生活上，經常會出現腦袋裡一團混亂，事務難以推展的情況。

這種時候，如果可以像TOYOTA的員工平時所做的那樣，將手上的資訊或想法彙整在「一張紙」上，許多問題都會迎刃而解。

於是我以當時的經驗為根基，加上自己一再研究的「改善溝通的『紙一張』框架作業(Framework)」，將「整理資訊、歸納思緒、有效傳達」的技術系統化。

在這項技術中，有「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」兩種整理思緒的框架作業，基本應用法在前作也為各位介紹過。

不會整理資訊、抓不到重點、不知道想說些什麼、難以歸納自己的想法，像這樣的情況，都能藉由「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」將腦袋裡的「一團混亂」整理得「簡潔清晰」。

只要有「紙一張」與「三色筆」，誰都能辦得到

值得慶幸的是，前作對於眾多讀者的工作方式有所影響，我也接獲了許多表示「在實際工作中派得上用場」的迴響。

希望能讓「整理資訊、歸納思緒、以『紙一張』有效傳達的技術」不僅僅是一項知識，而是做為一種具體行動、誰都可以輕易上手的方法來介紹給大家──

「紙一張」的框架作業將資訊與思緒整理得清清楚楚！

〈邏輯LOGIC3〉〈試算表EXCEL1〉

對於抱持如此想法的我來說，聽到有人表示「嘗試過了」，實在感到無比開心。

反過來說，這

推薦序

簡潔扼要地傳達有意義的訊息，才是溝通的主要目的

詹文男

從事產業研究工作二十幾年，最大的挑戰除了在於扮演好政府智庫及產業顧問的角色之外，就是培訓年輕的分析師，讓他們盡快進入狀況。尤其顧問這一行講究嚴謹的邏輯思維，但學校並沒有提供適當的課程或訓練，以致於「文不對題」，「答非所問」的情況在年輕分析師中相當普遍。

為了提升分析師的邏輯思考及溝通能力，公司內部發展了一套訓練課程，其中簡報的設計、規劃與製作更是重點。在這套教材中，我們提醒新進分析師，所謂簡報就是「簡要的報告」。在充分的準備下，以簡潔扼要的方式，傳達有意義的訊息，以達成溝通的目的。因此如何瞭解簡報對象、確定簡報目標、擬定簡報大綱、蒐集並選擇素材、組織簡報資料、決定簡報方式，最後進行預演及修正等，這些都成為讓自己做好與客戶溝通和服務的重要訓練。

說來很巧，當天下雜誌出版二部請我為這本書寫序時，我發現作者所傳達的思維與技巧，與我們訓練顧問的方法非常類似。作者提及其曾任職的豐田汽車公司（TOYOTA）有一項企業文化，就是將業務相關資料彙整在A3或A4大小的「一張紙」上面。不論是企劃書、報告、會議資料，全都是最基本的「紙一張」。許多TOYOTA員工，平時就會進行將所有日常工作資料彙整為「紙一張」的基本作業。

作者深覺這一張紙簡潔易懂與精確傳達的功效，因此將如何製作的方法與技巧在這本書中作深入介紹，並提供許多的範例供讀者參考，讓讀者可以輕鬆上手。對於不知如何掌握自己的思緒，不知如何歸納整理腦中許多的想法的讀者，這本書絕對可以提升你的思維能力，強化與上司及客戶的溝通效果，提高你的職場競爭力！

前言

「將工作或日常生活中，在腦子裡亂成一團的所有事物，都用『紙一張』整理得乾淨俐落，以簡單明瞭的方式傳達出去。」

為您歸納出此種方法的，就是這本書。

例如將腦子裡感覺像這樣的東西……

像這樣整理成為「紙一張」的話，應該會感到神清氣爽吧。

此外，腦袋裡的資訊經過一番整理後，實際進行以製作文書資料為開端的工作，也將變得格外簡單。

「在公司裡打算寫份報告，但不知該從何寫起。」

「必須準備簡報資料，卻始終難以統整歸納。」

「不論在工作上還是私人事務上，應該要處理的事堆積如山，卻不知該從哪裡著手而困惑不已。」

這些例子，不只是表面上的技術性問題。主要關鍵，是在於腦袋裡的一團混亂。

由於難以整理腦中的思緒，想法不能統整或是抓不到重點，所以看不出該傳達些什麼給人家比較好，甚至不知道接下來該做些什麼事。結果，就是無法採取具體行動。

說不定，人生也是一樣。

自己想要如何過日子、想要做些什麼，如果可以在腦袋裡整理清楚，之後只需付諸行動就行。

然而實際上，當腦子陷入「想做這個、也想做那個……可是在那之前卻必須先做某件事……眼前的問題不先整頓好的話……」種種念頭雜亂紛擾的時候，就會變得不明白自己想做什麼、應該做些什麼，無法向前跨出那一步。

您難道不覺得──要是能夠將「自己今後想要如此過生活」的想法，以「紙一張」這種具體可見的形式整理出來，從明天起，就能過著心情暢快而充實的每一天嗎？

容我大膽直言，幾乎所有在我們身邊發生的問題，都可以藉由將腦袋裡的「一團混亂」轉變為「簡潔清晰」來解決。

為此所需，最簡單、可實踐的思考整理術，正是本書所揭示的「在TOYOTA學到的只要『紙1張』的整理技術」。

在前作《在TOYOTA學到的只要『紙1張』的整理技術》中，已經介紹過這套整理術的基本方法，也獲得超乎預期的眾多讀者回響。這回本書為提供在各種場合可立即廣泛應用的方法，以及包含豐富具體範例的「超實踐整理技術」。

在世界頂尖企業TOYOTA學到的思考整理術

首先，我想回顧一下有關前作所說明的「TOYOTA的紙一張」。

過去我曾經任職的豐田汽車公司（以下簡稱TOYOTA）有一項企業文化，就是將業務相關資料彙整在A3或A4大小的「一張紙」上面。

不論是企劃書、報告、會議資料，全都是最基本的「紙一張」。許多TOYOTA員工，平時就會進行將所有日常工作資料彙整為「紙一張」的基本作業。

經過深思熟慮製作的「那一張」，除了是「TOYOTA的紙一張」之外，同時也是「具備功能的一張紙」。

有時是促成大規模新計畫的開始；有時協助會議順利進行；有時則用於培育員工等，諸如此類，在任何場合中皆可展現效率。

我過去任職於TOYOTA時，每天都會整理出「紙一張」。而這正是我藉以活力充沛推展業務與企劃案的依據。

此外，活用「TOYOTA的紙一張」，同時也能達到節省時間與展現成果的雙重功效。以具體實例來說，除了將一整年四百小時以上的加班時間降低為零小時外，也曾經有過個人業績位居日本全國之冠的經歷。

除了在工作上展現成果之外，每一天我都切實感受到將資料與思緒彙整為「一張紙」後，簡潔易懂與精確傳達的威力。

那麼，究竟大多數的TOYOTA員工是如何製作出這份「TOYOTA的紙一張」呢？

出人意料地，在TOYOTA內部並沒有任何關於「紙一張的彙整方式」之類系統化的指導手冊。即使企業中存在著將所有資料彙整為「紙一張」的文化，卻沒有一個固定而明確的製作方法。

在前作中也曾提到過，本書也會徹底為各位說明的是「彙整為紙一張」的行為，事實上是在進行高度的「思考整理」。只不過這樣的作法已經轉化成理所當然的日常活動，即使在TOYOTA內部，幾乎也很難遇上能夠以口語詳盡說明有關「紙一張」本質的人士。

就我而言，是在見到公司歷任前輩曾製作的那些數量驚人的「紙一張」後，不斷重複模仿、經過上司以紅筆修正塗改的過程，漸漸習得屬於自己的「紙一張」彙整方式及其意義與本質。

另一方面，當時在尚未建立起一套體系得以向後進員工說明之前，我也同樣無法適切地以言語來傳達。在指導他們的過程中，還是採用自己過去所經歷的，讓大家先試著各自整理出來，再由我來修改的方式。

「是否能夠將『TOYOTA的紙一張』的彙整方式，還有『思考整理過程』的本質，實際轉化成大家都可以簡單執行的具體方法呢？」

即使在我離開了TOYOTA之後，依然獨自持續這項研究。

如同前面所提到過的，無論在工作或生活上，經常會出現腦袋裡一團混亂，事務難以推展的情況。

這種時候，如果可以像TOYOTA的員工平時所做的那樣，將手上的資訊或想法彙整在「一張紙」上，許多問題都會迎刃而解。

於是我以當時的經驗為根基，加上自己一再研究的「改善溝通的『紙一張』框架作業(Framework)」，將「整理資訊、歸納思緒、有效傳達」的技術系統化。

在這項技術中，有「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」兩種整理思緒的框架作業，基本應用法在前作也為各位介紹過。

不會整理資訊、抓不到重點、不知道想說些什麼、難以歸納自己的想法，像這樣的情況，都能藉由「試算表EXCEL1」和「邏輯LOGIC3」將腦袋裡的「一團混亂」整理得「簡潔清晰」。

只要有「紙一張」與「三色筆」，誰都能辦得到

值得慶幸的是，前作對於眾多讀者的工作方式有所影響，我也接獲了許多表示「在實際工作中派得上用場」的迴響。

希望能讓「整理資訊、歸納思緒、以『紙一張』有效傳達的技術」不僅僅是一項知識，而是做為一種具體行動、誰都可以輕易上手的方法來介紹給大家──

「紙一張」的框架作業將資訊與思緒整理得清清楚楚！